„Przeprowadzenie badania audytowego w celu zdiagnozowania i oceny systemu wdrażania Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL (PIW EQUAL) oraz wypracowania propozycji usprawnień dla systemu”

Podmiotem zamówienia były instytucje odpowiedzialne za zarządzanie i wdrażanie PIW EQUAL: Instytucja Zarządzająca (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) oraz Krajowa Struktura Wsparcia (Fundacja „Fundusz Współpracy”).

Zakres szczegółowy audytu obejmował przeprowadzenie audytu systemu zarządzania (instytucjonalnego) oraz audytu kosztów operacyjnych (finansowego).

W ramach audytu systemu zarządzania przeprowadzona została:

1. Ocena współpracy, koordynacji poszczególnych działań podejmowanych przez Instytucje Zarządzającą, Krajowa Strukturę Wsparcia, w tym:
1. ocena spójności systemu zarządzania i wdrażania (określenie prawidłowości i funkcjonalności podziału zadań pomiędzy Instytucja Zarządzająca i Krajową Strukturę Wsparcia, jasności zakresu kompetencji, określenie obszarów, w których funkcje różnych instytucji się wzajemnie powielają, określenie luk w systemie)
2. ocena sposobu komunikowania się (przepływu informacji) pomiędzy Instytucją Zarządzającą, Krajową Strukturą Wsparcia oraz Partnerstwami na Rzecz Rozwoju
2. Ocena organizacji pracy i sposobu zarządzania w Krajowej Strukturze Wsparcia
3. Ocena funkcjonowania przepływów finansowych, na wszystkich szczeblach, w ramach PIW EQUAL (ocena rozwiązań systemowych PIW EQUAL)
4. Ocena systemu kontroli realizacji działań prowadzonych przez Krajowa Strukturę Wsparcia
5. Ocena zasobów ludzkich (określenie czy Instytucja Zarządzająca oraz Krajowa Struktura Wsparcia zatrudniają pracowników posiadających kwalifikacje niezbędne do realizacji zadań oraz czy zasoby ludzkie są adekwatne w stosunku do realizowanych zadań);
6. Ocena posiadania doświadczenia oraz niezbędnego potencjału ekonomicznego i technicznego dla prawidłowej realizacji zadań przez Instytucje Zarządzającą, Krajowa Strukturę Wsparcia, a w szczególności określenie:
1. czy zasoby materialne instytucji (warunki lokalowe, sprzęt komputerowy i biurowy, środki transportu) są odpowiednie do pełnienia roli Instytucji Zarządzającej, Krajowej Struktury Wsparcia
2. czy zasoby niematerialne instytucji (bazy danych, licencje, programy komputerowe, procedury obsługi, certyfikaty) są odpowiednie do pełnienia roli Instytucji Zarządzającej, Krajowej Struktury Wsparcia
3. czy rozwiązania organizacyjno – lokalowe zapewniają właściwe przechowywanie dokumentacji dotyczącej wdrażania PIW EQUAL
7. Identyfikacja słabych punktów w systemie zarządzania i kontroli PIW EQUAL, przede wszystkim z punktu widzenia sprawności i efektywności systemu zarządzania.

Dla wszystkich ww. punktów przygotowano propozycje ulepszeń, o których wdrożeniu zadecyduje Zamawiający oraz audytowane podmioty.

W ramach audytu kosztów operacyjnych uzyskano odpowiedzi na następujące pytania:

1. Czy Krajowa Struktura Wsparcia zarządzając wsparciem udzielonym przez Instytucje Zarządzającą na wsparcie realizacji PIW EQUAL oraz na świadczenie Instytucji Zarządzającej i Partnerstwom na Rzecz Rozwoju usług w ramach pomocy technicznej PIW EQUAL spełnia wymagania umowy zawartej z Instytucja Zarządzającą oraz obowiązujących przepisów prawa (m.in.: Rozporządzenia Rady Unii Europejskiej, krajowe ustawy i rozporządzenia wykonawcze obowiązujących procedur KSW zamieszczonych w Podręczniku Zarządzania i Kontroli Krajowej Struktury Wsparcia PIW EQUAL)?
2. Czy KSW realizuje prawidłowo, skutecznie i efektywnie zadania w zakresie promocji PIW EQUAL?
3. Czy KSW realizuje prawidłowo, skutecznie i efektywnie zadania w zakresie organizacji wyboru Partnerstw na Rzecz Rozwoju?
4. Czy KSW realizuje prawidłowo, skutecznie i efektywnie zadania w zakresie obsługi technicznej i finansowej PIW EQUAL?
5. Czy KSW realizuje prawidłowo, skutecznie i efektywnie zadania w zakresie udziału w monitorowaniu i kontroli PIW EQUAL?
6. Czy KSW realizuje prawidłowo, skutecznie i efektywnie zadania w zakresie prowadzenia sprawozdawczości?
7. Czy KSW realizuje prawidłowo, skutecznie i efektywnie zadania w zakresie pomocy publicznej?
8. Czy KSW realizuje prawidłowo, skutecznie i efektywnie zadania w zakresie kontroli zamówień publicznych,
9. Czy KSW realizuje prawidłowo, skutecznie i efektywnie zadania w zakresie zapewnienia Instytucji Zarządzającej praw autorskich do wytworzonych rezultatów?
10. Czy KSW realizuje prawidłowo, skutecznie i efektywnie zadania w zakresie archiwizacji dokumentów?

W realizację badania zaangażowanie zespół audytorów wewnętrznych specjalizujących się w audycie instytucjonalnym oraz programów, projektów i działań finansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz zespół biegłych rewidentów. Łącznie zespół badawczy liczył 11 osób.

Budżet:
130.174 PLN
Termin realizacji:
marzec – sierpień 2007